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公司管理
外贸团队分工的两种模式极其选择分析 时间 :2016-08-29

外贸团队的分工问题,主要归纳一下有两个模式供参考:

1、党政军一体模式。

2、标准流程化模式。

第一种模式:

定义解释:顾名思义即是将外贸整个流程都集中在一个或者二个人的身上,包干负责到底。

外贸创业的,外贸soho,尤其是一些实体工厂企业,对这种模式应该非常熟悉。记得有一个朋友老外贸,整个公司也就他自己一个人:报价,PI,采购,单证,QC,物流报关,退税发票等一干事宜都是亲力亲为。他确实赚了不少钱,但是很辛苦!他自己也感叹:我可不能倒下啊,否则整个公司都要塌了!

其实,所有公司的外贸初级阶段都是这么一个过程,也是无法避免或者跳跃的阶段。因为在这个阶段里,这种航空母舰式的海陆空一体的方式是效率最高,战斗力最强的模式!

在此模式下,客户反馈及时,交货期反应快速,所有问题都是在第一时间解决。所以在初期阶段总能提供给客户非常棒的客户体验!正是此时此刻,我们能够快速积累客户并发展壮大!

此处我还要给外贸入行的新人们一个忠恳的建议:如果要学外贸,一定要先选择外贸基础相对薄弱或者不完善的企业。不要抱怨老板不懂外贸,因为这样老板才给你机会!也因为企业基础差,百废待兴,你才有机会去试错。

第二种模式:

定义解释:将外贸流程的各个环节独立开,每个环节都由不同的人来负责处理,各个部门分工明确,按照流程办事。

这个模式一般是在外贸公司发展到不错的阶段,我个人经验是企业大约年出口额在200万美金以上时,就会选择这样的分工模式!

通常情况我们会将外贸流程分成四块:

1、业务部负责前端客户的洽谈和接单。

2、接单后,由采购部下单给工厂。如果自身是工厂,则有业务部直接派单给生产部。

3、出货前,安排QC部验货。

4、确定交货期后,安排单证部联系货代,制单,报关,提单确认,发票确定,退税备案。

我们公司的做法是业务部负责1、2、3环节,每个外贸业务员配一个或者二个助理进行跟单,主要是协助客户谈判往来,制作SC或PI,采购验货等辅助性工作。即业务部全权处理出货前的一切事宜。

从备货待出运开始,所有的工作由单证部负责。

大家也会知道,像台湾,香港等区域一些成熟的贸易商公司里,你会发现他们将整个流程分得更加细致,真可谓"一个萝卜一个坑"!其实这个就是我不建议新人去外贸体系非常健全的企业去锻炼的原因!因为在这样的环境里,大家按部就班,各施其职,一个新人是很难在一年内接触外贸的整体流程的。对外贸流程缺乏系统认识,就很难成为一个好外贸员。

中小外贸企业应该选择哪种分工模式?

第一种模式个人不建议在公司发展后还继续苦逼,否则人生最不幸的事情就很可能发生在你身上:人没有了,钱没花了!否则真是的小农、个体户意识了。

第二种模式的业务员带助理(1+1或者1+N)的方式是我比较认同的,也是这么多年来一直在做的,我认为特别适合我们中小外贸企业。

作为管理者,我们必须有一个观点:铁打的军营,流水的兵。做企业的,肯定会遇到人员流失问题。所以我们必须在后备梯队的培养上源源不断。以老带新是个不破的真理!也只有如此,我们的外贸业务才不会出现断层现象。

那么单证等事务性的工作,我觉得还是有必要分开,只是助理也要学会熟悉操作,这一般都是在前期就要做好基本功的训练。

因为随着业务员或者助理的成长,首先他们对单证工作也会开始厌烦,我们业务出身的管理者都明白:适合销售的人肯定不适合太标准化重复性的工作;其次,我们也希望他们能够花费更多的精力去开拓业务。

总结: 模式没有对错,主要在于利弊取舍,所以只有合理与否的区别。

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